Vicerrectoría General
Dirección Nacional de Servicios Académicos Virtuales
La manera de hacer negocios en México, al igual que en muchos países del mundo, se verá afectada por los cambios que habrán de gestarse y concertarse en la presente década. Quizá uno de los retos más interesantes que enfrenten las empresas de nuestro país sea la simplificación de sus esquemas de trabajo, lo cual traerá necesariamente una reestructuración en todas las prácticas administrativas y, en consecuencia, en los sistemas de información.
La contabilidad debe estar preparada para ello aportando ideas para la simplificación y desburocratización de los procedimientos de información. Dicha preparación, seguramente estará basada en una adecuada apertura mental para afrontar el cambio, así como una buena dosis de creatividad, necesaria para promoverlo y hacerlo permanente.
Problemática de la contabilidad
Recientemente, la calidad de la información suministrada por la contabilidad ha sido fuertemente criticada por los diferentes usuarios. Lo anterior ha propiciado que se hayan venido proponiendo y ejecutando gradualmente acciones específicas para mejorar la calidad de dicha información. En la práctica ha sido posible verificar que las causas de la mencionada falta de calidad se ubican en distintas áreas de la organización.
Quizá una manera de visualizar a la contabilidad sea imaginándonos que es una "fábrica de información". Lo anterior puede ser fácilmente visualizado en la figura 1-1. Para que la información generada por el sistema contable sea de calidad es importante analizar los diferentes elementos que forman parte de dicho proceso.
|
ENTRADA
CALIDAD |
PROCESO
CONSIDERACIONES
ORGANIZACIONALES |
SALIDA
SATISFACCIÓN |
|---|---|---|
|
DE LA
INFORMACIÓN
DE
ENTRADA
|
DE LAS
NECESIDADES DE
INFORMACIÓN
DE LOS
DIFERENTES
USUARIOS |
|
| • Estructura organizacional | ||
| • Soporte de sistemas | ||
| computacionales | ||
| • Telecomunicaciones | ||
|
INFRAESTRUCTURA
CONTABLE |
||
| • Métodos de trabajo | ||
| • Capacidad técnica | ||
| • Sistema de contabilidad |
Calidad en la información de entrada
Por todos es bien sabido que si en un sistema "entra basura, sale basura". Lo anterior significa que el primer paso para que el sistema de información contable genere información de calidad, es asegurar la calidad de la información de entrada. Esto implica que las transacciones que haya efectuado el negocio estén debidamente analizadas y registradas y soportadas en forma adecuada con la documentación pertinente.
Dentro de la fase de proceso de la información del sistema contable existen dos grandes apartados: las consideraciones organizacionales y la infraestructura contable, mismas que serán explicadas a continuación con mayor detalle.
Consideraciones organizacionales
Las consideraciones organizacionales son aspectos que no necesariamente corresponden a tópicos contables y que tienen que ver más bien con la definición de funciones y con la disponibilidad de recursos computacionales, tanto de software como de hardware, para la adecuada operación del sistema de contabilidad.
Infraestructura contable
La infraestructura contable se refiere a aquellos elementos esenciales para generar información financiera con las especificaciones de calidad y eficiencia que demandan los usuarios. Entre los aspectos de infraestructura contable más relevantes, se encuentra la existencia de un adecuado sistema de contabilidad para el registro de las operaciones, la definición de los métodos de trabajo más eficientes para organizar la función contable y la capacidad técnica del personal encargado de operar y desarrollar el sistema de contabilidad.
Satisfacción de las necesidades de información de los diferentes usuarios
Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que esté dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la información financiera. Lo anterior reviste mayor importancia sobre todo si la fase del proceso de información que antecede a esta etapa ha sido correctamente ejecutada.
Un aspecto de primer orden en esta fase, lo constituye el reto que presenta para la profesión contable el generar información que ayude a plantear y validar las estrategias de un negocio. En la medida en que la alta administración use información contable para fines estratégicos, el valor de la misma tendrá que aumentar.
La profesión contable mexicana ha estado realizando estudios con el objetivo de determinar las nuevas necesidades de los diferentes usuarios de la información contable. Las conclusiones más sobresalientes se refieren a lo siguiente:
