Vicerrectoría General
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Estos principios se encuentran reglamentados en el Boletín A-1 y en el A-3 ("Realización y periodo contable"). Y aunque son dos en el concepto, deben ser uno en la aplicación práctica. Esta es la razón de que los presente así el IMCP y de esta misma manera vamos a estudiarlos.
Decimos que las entidades realizan una serie de operaciones o transacciones para satisfacer las necesidades de la sociedad y obtener a cambio un beneficio económico representado por la ganancia.
Es aquí donde se formularían un par de preguntas vitales para el desarrollo de la empresa y conjuntamente de la contabilidad. Si bien es cierto que las empresas celebran una serie de operaciones que han de modificar su situación y los resultados de sus operaciones, ¿por qué se registran las operaciones?, ¿cuándo se registran las operaciones?.
Para cada una de esas preguntas se tiene una respuesta o, dicho de otro modo, un principio, que son en el mismo orden el de realización y el de periodo contable. Estos principios, como ya se indicó anteriormente, son aplicados en forma conjunta, pero para efectos de exposición, se presentará uno por uno.
Realización
La primera pregunta es: ¿por qué se registran las operaciones? Y la respuesta es "porque se han realizado".
Hagamos un comentario para facilitar el entendimiento de esta interrogante y su respuesta.
Las empresas realizan o celebran una serie de operaciones o transacciones, en forma común, y a la contabilidad le interesa cuantificarlas, es decir, asignarles valores expresados en unidades monetarias. Esa información es procesada y convertida en información financiera, y se plasma en los estados financieros para presentarla a los usuarios con el objeto de que les sea útil en la toma de decisiones.
Cuando el contador se pregunta: "si la empresa efectuó una transacción, ¿qué debo hacer?" La respuesta es evidente: "registrarla".
Las operaciones y los eventos económicos que la contabilidad cuantifica se consideran realizados cuando:
Se han efectuado transacciones con otros entes económicos. Esto implica a cada operación que la empresa realice con otras entidades físicas o morales; es decir, cada vez que la entidad efectúe transacciones hacia afuera con las demás empresas con las que convive e intercambia bienes y servicios. Ejemplos de estas transacciones tenemos muchísimos, pero listaremos solamente algunos de ellos: la compra de mercancías a proveedores, la venta de mercancías a clientes, la compra de papelería, propaganda, pólizas de seguro, bienes muebles e inmuebles (como terrenos, edificios, automóviles, equipo de oficina), el pago de gastos por servicios de energía eléctrica, teléfono, fax, contadores, auditores externos, la obtención de préstamos de bancos, el pago de intereses, las importaciones y exportaciones, etcétera.
Cuando han tenido lugar transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o de sus fuentes. Podemos decir que se registrarán todas las operaciones realizadas en el seno de la entidad, es decir, dentro de ella. Como ejemplos contamos, entre muchos otros, los siguientes: el pago de sueldos al personal, el servicio de mantenimiento a las instalaciones prestado por el propio personal de la empresa, el registro del consumo por uso de papelería y útiles de oficina, el registro del uso de las máquinas en las operaciones productivas, el extravío o daño de mercancías por el personal encargado de su manejo, y podemos incluir el proceso de producción o transformación de la materia prima mediante la mano de obra de los obreros de la compañía y el uso de ciertos gastos de fabricación.
Han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios. Dentro de éstos se incluyen todos aquellos acontecimientos que han propiciado una serie de situaciones dignas de ser tomadas en consideración para su registro; es importante resaltar que estos eventos, en la mayoría de los casos, son debidos a decisiones ajenas a la entidad o a causas externas, cuyo efecto no es tampoco provocado por la empresa. Como ejemplo podemos citar la devaluación de la moneda, que en algunas ocasiones originó que muchas compañías se hicieran ricas de la noche a la mañana y muchas otras quebraran. Otros ejemplos pueden ser: la revaluación de la moneda, el cierre de fronteras (que afecta a las empresas atuneras y de otros productos perecederos cuando se prohíbe su compra en otros países, pues equivale a pérdidas seguras por tener que tirar el producto de fácil descomposición o venderlo a precios irrisorios, en el mejor de los casos), huelgas generales (por ejemplo, de trabajadores de la energía eléctrica, petróleos, teléfonos, que independientemente de que ocasionarían un caos, causarían grandes y graves pérdidas a muchas empresas) y la inflación.
A los tres casos que acabamos de mencionar, señalados por los boletines A-1 y A-3, nosotros proponemos un cuarto: los fenómenos naturales, tales como sismos, inundaciones, heladas, huracanes, etcétera, mismos que definitivamente afectan a cierto número de entidades y que por lo tanto sus efectos deben ser considerados al elaborar los estados financieros, asimismo, se debe tomar en cuenta el impacto que la empresa ocasiona en la ecología o que en un momento dado la ecología causa en la empresa, como la contaminación del aire, ríos, mares, destrucción de bosques, etcétera, y eventos de otro tipo, como los costos de la calidad o la falta de ella, o la valuación de algunos intangibles, como el capital humano y corrientes, que si bien aún no acaban de concretarse, es muy posible que derivado del avance de la doctrina contable, en el corto plazo debamos reconocer sus efectos, por lo tanto, vale la pena considerarlos y anticiparnos a ellos.
De los casos señalados anteriormente, es pertinente aclarar que, para que cualquiera de los eventos económicos, naturales o de otro tipo pueda ser incorporado a la contabilidad, debe reunir dos requisitos:
Después de conocer los casos en que la contabilidad considera realizado un evento económico o natural o una operación, que sabemos debe registrarse, cabría hacerse la siguiente pregunta: ¿qué cosas no registra la contabilidad? Si hasta el momento se ha dado reconocimiento y considerado realizadas (y por ende, sujetas de registro) a las transacciones externas, a las internas y a eventos económicos ajenos a la entidad, que sean identificables y cuantificables, la respuesta, como siempre, sujeta al sentido común y al pensamiento lógico: debemos registrar todas, absolutamente todas aquellas transacciones que se hayan realizado, ya sea en forma externa con otros participantes de la actividad económica, o bien, internas y derivadas de eventos económicos o naturales, con la condición de que todas sean "razonablemente identificables y cuantificables".
Diremos que este principio nos indica que "todo lo que se realizó debe aparecer en la contabilidad y en los estados financieros" e igualmente, que "todo lo que aparezca en la contabilidad y en los estados financieros, debió haberse realizado".
