El Proceso Administrativo

La planeación es la base de la funciones administrativas, ya que da lugar a que las demás funciones se puedan realizar. La planeación consiste en elaborar por anticipado las metas y los objetivos que se quieren cumplir y además defina las tácticas para llegar allí, por lo cual es considerado el modelo teórico para actuar en el futuro.

El primer paso a seguir en el proceso de planeación, consiste en dejar en claro los objetivos de la organización, es decir, definir claramente que es lo que quiero hacer y donde quiero llegar, consecuentemente hay que definir las actividades necesarias para llegar allí. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar con anticipación el mejor camino para lograrlos.

Para clarificar la función que cumple la planeación dentro del proceso administrativo, hay que tener claro que ella determina:

  1. A donde se pretende llegar.
  2. Que debe hacerse.
  3. Como debe hacerse.
  4. Cuando debe hacerse y
  5. En que orden.

La planeación no recurre a métodos difíciles de manipular y mucho menos a tácticas de brujería para determinar el futuro, simplemente se basa en la situación actual, la cual refleja obligatoriamente el futuro y de esta forma es que se hace posible que las organizaciones puedan prosperar. El objetivo de la planeación en las organizaciones es eliminar la incertidumbre y erradicar la improvisación, es decir, no está de acuerdo con la mentalidad simplista, la cual soluciona los problemas a medida que van surgiendo.

La clave de la función administrativa es planear hacia el futuro y enfrentar los cambios que se presenten, de una manera imparcial y con cabeza fría. La planeación tiene que ver con la definición y evaluación de los cursos de acción que se implantarán en la organización, el proceso de planeación desde la perspectiva del administrador es organizar la empresa según como ellos se la imaginen en un futuro.

La planeación en esencia debe visualizar las oportunidades y las dificultades que surgirán en el futuro para explotarlas y cambiarlas, según sea el caso. El proceso de planeación que comienza con la determinación de los objetivos, define estrategias, políticas y detalles para alcanzarlos; establece el sistema de decisiones e introduce una revisión de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planificación.

Los pasos que se deben llevar a cabo para realizar una muy buena planeación son:

  1. Determinar la Misión: La misión es el ahora de la empresa, es decir como estamos, quienes somos, que hacemos y como lo estamos haciendo.

  2. Determinar la Visión: Es el futuro de la empresa, lo que queremos ser.

  3. Realizar un Diagnostico: Este debe ser completo, pues me permite saber como esta la empresa. Para esto utilizamos el ANÁLISIS DOFA, que es una herramienta de diagnostico organizacional que mira las debilidades y fortalezas de la organización.

  4. Determinar los objetivos: Son resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto periodo y reflejan la manera de pensar que tiene la organización, orientan el desempeño empresarial y permiten evaluar la continuidad del negocio.

  5. Determinar las metas: Consiste en fijar unos objetivos más pequeños, es decir metas, para así alcanzar los objetivos. Estas deben tener un punto de referencia y deben ser cuantificables.

  6. Determinar las estrategias: Las estrategias son lo que vamos a hacer para cumplir los objetivos.

  7. Determinar las tácticas: Las tácticas son muy específicas y están diseñadas para saber como vamos a conseguir las metas, haciendo selección de los medios más adecuados para alcanzarlas.

  8. Toma de decisiones: Luego de haber definido completamente los objetivos, y de realizar un estudio de la situación actual, los objetivos son los que crean la unión entre el presente y el futuro deseado. De aquí en adelante es donde entre el papel de la toma de decisiones, es decir, de todos los posibles caminos a seguir solo hay que escoger tan solo uno y este debe ser el más adecuado.

  9. Elaboración de planes: Los planes son los procesos intermedios entre la planeación y la ejecución de los objetivos. Todos los planes tienen un propósito de búsqueda común: la previsión, programación y coordinación de una secuencia lógica, de eventos que si se aplican con éxito deberían conducir a la consecución de los objetivos que los rigen.

DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS

Tipos de objetivos

Los objetivos pueden clasificarse según el tiempo en el que se transforman en realidad, por ejemplo entre mas tiempo lleven en cumplirse se produce una incertidumbre mayor y reciben la denominación de remotos. La otra clasificación de los objetivos es la de los mediatos, los cuales tienen un periodo de tiempo limitado y que al transcurrir el tiempo se transforman en inmediatos.

Sin importar si son remotos, mediatos o inmediatos todos llevan consigo un poco de incertidumbre, aunque unos más que otros. A medida que se van cumpliendo, su redefinición y perfección va mejorando.

Otra clasificación que se les ha dado es: financieros (rentabilidad, utilidad, reducir costos, etc.), de crecimiento (aumentar cobertura), internos (mejorar maquinaria) y de clientes (satisfacción, reconocimiento, etc.).

Principios para el establecimiento de objetivos

Para la fijación de objetivos, se realiza una subdivisión en tres principios básicos:

  • Principios de comunicación social: el principio de comunicación social, se refiere a que todos los participantes de la empresa, sepan de antemano las ambiciones de la organización en que laboran.
  • Principio de coherencia vertical: este principio tiene que ver con lo que podría denominarse ciclo objetivo, es decir, que los objetivos inferiores apoyen a los de un nivel superior y permitan su cumplimiento.
  • Principio de coherencia horizontal: debe haber total relación entre los objetivos de un mismo nivel, para de esta forma hacer que todos sean compatibles.

TOMA DE DECISIONES

“Aunque toda planeación es un proceso de toma de decisiones, toda toma de decisiones no es un proceso de planeación”1, algunas de la características de la toma de decisiones son:

  • Toma de decisiones anticipada: esta característica tiene total relación con la función de planeación, puesto que se refiere a la decisión que se aplica antes de la ejecución.
  • Interconexión de las decisiones: la planeación busca unificar las decisiones tomadas, en las diferentes áreas de la organización.
  • Creación de un estado futuro deseable: la toma de decisiones lo que busca es que los objetivos se cumplan y de esta forma permitir que la situación deseada se transforme en realidad.

El administrador tiene una importante carga, en el proceso decisorio, puesto que tiene y debe escoger la decisión de hoy para que haga efecto mañana, por esto es que el administrador debe ser responsable y profesional en su trabajo, para evitar al máximo las equivocaciones.

Para que el proceso de toma de decisiones sea lo más efectivo posible es necesario que se realice con base en los siguientes métodos:

  • EXPERIENCIA PASADA: el método basado en las experiencias pasadas, se basa en los hechos que ya se vivieron y que la forma como se controlaron, podría emplearse en una situación presente. Aunque es el método más utilizado, tiene un problema, y es que no todas las situaciones van a ser siempre las mismas además este método no se adapta rápidamente a los cambios.
  • EXPERIMENTACIÓN: el método de experimentación es utilizado en las empresas manufactureras, y consiste en investigar la acogida de un producto nuevo en una sociedad, para determinar la cantidad necesaria a producir.
  • INVESTIGACIÓN OPERACIONAL: el método operacional es el que se emplea basándose en ecuaciones matemáticas y matrices.
  • ÁRBOLES DE DECISIONES: su función es determinar las posibles implicaciones de una decisión en un periodo de tiempo determinado.

ELABORACIÓN DE PLANES

Los planes de dividen en cuatro, los cuales están relacionados cada uno d ellos con:

  • Métodos o procedimientos: son planes relacionados con los métodos de trabajo. En la mayoría de veces estos planes son operacionales y se representan por diagramas llamados flujogramas.
  • Dinero o presupuesto: son planes de dinero porque se encargan de los ingresos y los gastos. Son considerados planes estratégicos cuando abarcan la empresa en su totalidad y llevan un largo periodo de tiempo, y planes tácticos cuando se encargan de un departamento de la empresa.
  • Tiempo o programaciones: los planes de programación tiene que ver con el tiempo que se va a dedicar a cada actividad y la programación de cada una de ellas. Las programaciones pueden ser simples, es decir que se utilizan con un calendario, o complejas, las cuales necesitan de estudios matemáticos o por computadora. El programa mas utilizado es un cronograma, por su sencillez, ya que consiste en una serie de filas y columnas; las filas representan las actividades y las columnas el tiempo que se destinara a cada una de ellas.
  • Comportamientos o normas: es el plan que formula la forma como deben comportarse las personas de la organización en situaciones especificas. Eliminan la individualidad de las personas en el proceso de toma de decisiones, claro está en situaciones especificas.

1 Russell L. Ackoff, A Concept of Corporate Planning, Nueva York, Wiley Interscience, 1970, p. 2-4.



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