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El Proceso Administrativo

Se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración; establecer relaciones entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Una buena organización depende de que tan bien se halla elaborado la función de planeación y de la forma como las personas hallan hecho su trabajo. La organización consiste en cinco pasos básicos:

Dividir el trabajo, es decir, jerarquizar las actividades a las que se tiene que recurrir para el cumplimiento de los objetivos.
Agrupar las actividades estructuralmente, es decir realizar una departamentalizacion coherente con lo que se tiene que hacer.
Repartir actividades al personal encargado, para que las lleven a cabo.
Asignar los recursos.
Coordinar los esfuerzos.

Niveles de organización

Los niveles de la organización se clasifica según el nivel en el que se implante: organización en el nivel global, organización en niveles departamentales y organización en niveles de tareas y operaciones.

Organización en el nivel global: como su nombre lo dice, se encarga de organizar la empresa en su totalidad y se divide en tres clases, la primera organización lineal, la segunda organización funcional y la tercera en línea- staff. Se denomina diseño organizacional.
Organización en el nivel departamental: su área de trabajo son los diferentes departamentos de la organización y es denominada diseño departamental o departamentalizacion.
Organización en el nivel de tareas y operaciones: es la organización que se enfoca hacia las tareas, actividades y operaciones de la empresa es denominada diseño de cargos o tareas.

Componentes de la organización

Uno de los conceptos de organización tal vez más completo es el del ortodoxo Louis A. Allen, quien afirma lo siguiente:

“La organización formal es un sistema de tareas bien definidas, cada una de las cuales lleva en sí misma una cantidad especifica de autoridad, responsabilidad y obligación de rendir cuentas. Este conjunto de elementos se establece en forma conciente y minuciosa para permitir que los responsables de la empresa trabajen juntos con mas efectividad y alcancen los objetivos. La organización formal se caracteriza porque está bien definida, tiene una delegación adecuadamente limitada y posee relativa estabilidad. La organización formal es una estructura mas o menos arbitraria, a la cual debe adaptarse el individuo: decirle a este que tareas puede realizar y de que maneras específicas predispone su obediencia a las ordenes de individuos predeterminados, e indicarle que debe trabajar de modo cooperativo con las demás personas. La organización formal facilita el establecimientos de objetivos y políticas; es una forma de organizar relativamente fija y predeterminada, lo cual permite a la empresa pronosticar su futuro y sus probables ganancias”.2

La organización es la función de estructurar y agrupar los recursos humanos y no humanos con los que cuenta el ente económico. La estructuración y agrupación de los recursos humanos es tal vez la mas importante, ya que fue creado para que una persona no tenga que hacer todas las actividades, lo cual sería casi imposible. Pero la organización no es tan sencilla como parece, su esencia se encuentra en la capacidad de hacer que las personas puedan agruparse y coordinar en lo que hacen.

La función de organizar consta de cuatro elementos: tareas, personas, órganos y relaciones, la siguiente es la explicación de cada uno de ellos:

TAREAS: las tareas son el trabajo realizado en las diferentes empresas, las cuales dan lugar a la especialización de las actividades y las funciones. Estas últimas se derivan de los objetivos de la planeación y son la base de la organización. Las funciones se subdividen en tareas.
PERSONAS: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porción específica del trabajo global. En principio esa designación debería tener en cuenta habilidades, aptitudes, intereses, experiencia, práctica, y comportamiento de cada persona.
ÓRGANOS: los órganos son grupos de personas que se agrupan porque tienen características semejantes.
RELACIONES: anteriormente, se entendía por relaciones toda interacción entre el hombre y los órganos de la empresa con su trabajo, pero hoy en día se entiende como la interacción del hombre con su trabajo, con demás personas ya sean del mismo sector o de otro y la del hombre con situaciones fuera del trabajo.

La función organizativa tiene dentro de si misma un principio básico: La especialización. Esta se presenta cuando a una tarea de poca complejidad, se aplica un notable esfuerzo, que puede dejar resultados fructíferos como el aumento de la cantidad y la calidad de los productos. La especialización es la base fundamental de la organización, y esta se puede dividir en especialización horizontal (Cuando un órgano crece horizontalmente, es decir cuando se subdivide en más órganos del mismo nivel), o especialización vertical (Se presenta cuando se distingue entre un órgano y otro).

Técnicas Relacionadas con la Organización

Utilizar diagramas puede ayudar a visualizar mejor algunos aspectos de la organización de una empresa. Cuando estos diagramas se refieren a aspectos globales o parciales de la estructura organizacional, se denominan organigramas; cuando se refieren a aspectos globales o parciales de la rutina o procedimientos se denominan flujogramas. Los organigramas son estáticos, en tanto que lo flujogramas reflejan la dinámica de los procedimientos y las operaciones.

Organigramas: Son diagramas que representan la estructura formal de la organización, en ellos se especifican de forma clara los siguientes puntos:

Estructura jerárquica.
Órganos de la estructura.
Canales de comunicación que unen los órganos.
Los nombres de quienes ocupan los cargos.

Una característica primordial de los organigramas es que reflejan con total claridad y simplicidad, la estructura de la empresa, en el no se describen las funciones de los representantes. Los componentes del organigrama son los rectángulos o círculos o cuadros, unidos entre si mediante líneas horizontales y verticales.

Los rectángulos simbolizan los cargos y las líneas los canales de relación entre ellos.Cuando las líneas van de forma descendente indican autoridad pero cuando van en forma ascendente el organigrama indica responsabilidad. La expresión de autoridad en los organigramas se expresa de tres formas:

Autoridad de línea: confiere al poseedor el derecho de impartir ordenes directas a los subordinaos y delegar directamente parte de su autoridad.
Autoridad de asesoría o de staff: la autoridad de asesoría es aquella en la que un especialista técnico brinda asesoria a su superior jerárquico, el cual basándose en estas da órdenes a los empleados.
Autoridad funcional: permite que un cargo o un órgano actué sobre elementos no ligados directamente a ellos, sólo en asuntos específicos de su función en la organización. Es decir un departamento puede actuar sobre otros que no son de lo incumbencia, siempre y cuando su autoridad se lo permita.

Es importante saber que los organigramas deben mantener la mayor simplicidad posible y evitar el cruce excesivo de líneas. Los cargos del mismo nivel jerárquico deberán tener nombres equivalentes o que indiquen el nivel.

2 Louis A. Allen, Management and Organization, Nueva York, McGraw-Hill Book Co., 1959, p.60.