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El Proceso Administrativo

Como ya habíamos visto, consiste en dirigir y verificar que las cosas marchen bien. Se actúa directamente con los recursos humanos de la empresa. Esta es de carácter interpersonal, de modo que tiene que tener muy en cuenta a los subordinados y la forma como hacer que estos se sientan bien en su trabajo y rindan de la forma esperada, para esto el encargado de la dirección debe tener en cuenta tres palabras claves: comunicar, liderar y motivar. Para que se desarrollen los objetivos es necesario que la ejecución y dirección sean correctas y para esto se debe entender a los subordinados y guardar una estrecha relación con ellos.

Dirigir significa explicar y guiar a los demás por los planes que se deben realizar, acorde a los objetivos preestablecidos. La dirección se presenta en tres niveles:

Nivel global: es la que se encarga de dirigir la empresa en su totalidad, y es conocida como la presidencia.
Nivel departamental: como su nombre los dice abarca cada departamento y es conocida como la gerencia.
Nivel operacional: guía los grupos de personas y se conoce como la supervisión.

Dentro de la función de dirección, se deben tener en cuenta dos términos, estos son los de autoridad, responsabilidad y poder.

Autoridad, responsabilidad y poder

Las organizaciones deben saber que autoridad se tiene sobre la empresa, es decir, la capacidad de formular tareas, pero también es necesario conocer la responsabilidad que se tiene de cumplir con las tareas. Lo anterior se hace para que una situación no se preste para conflictos como el de culpar a un subordinado por no hacer algo, conociendo de antemano que no tenía la autoridad suficiente para hacerlo, o en un caso contrario cuando la autoridad que se ejerce excede la que se tiene.

De allí surge el principio de responsabilidad y autoridad: “La responsabilidad debe corresponder un grado de autoridad que permita asimilarla, y a la autoridad debe corresponder un grado de responsabilidad que de contenido al objetivo”3

A su vez la autoridad y el poder son medios de influencia sobre el comportamiento de los demás, esta influencia se puede realizar por medio de la persuasión, sanción, recompensas, etc. Poder significa potencial para ejercer influencia. La autoridad representa el poder institucionalizado, es decir cuando se tiene un titulo que la acredite, y es la clave en el proceso administrativo; representa el poder legal o el derecho de mandar o de actuar. El poder es la capacidad de limitar el derecho de escoger de los demás.

Este se divide en cinco tipos:

Poder de recompensa: se presenta en el caso de algunos superiores que proporcionan diversas gratificaciones en dinero, según el nivel de desempeño de los subordinados.
Poder coercitivo: es lo contrario del poder de recompensa, es decir la capacidad de implantar castigos enfocados a la disciplina, este poder debe saberse llevar para no causar en los subordinados una repugnancia hacia sus superiores.
Poder legitimado: se presenta cuando las personas saben que deberían estar mandados por alguien y aceptan su autoridad.
Poder de referencia: se presenta cuando un individuo decide guiarse según los pasos de otro, guiado por las experiencias vividas, es decir porque sabe que el es un buen líder.
Poder del experto: se basa en la pericia de una persona, la cual es considerada por los demás como un buen líder, dicha pericia puede venir de la experiencia del individuo, entrenamiento o reputación.

La dirección nace ante la gran abundancia de funciones, para asignar y controlar al personal, en miras de los objetivos. Esta además tiene algunos principios:

Principio de unidad de mando: Este principio bastante demostrado por Fayol, hace énfasis en que un subordinado tenga un solo superior. El objetivo de este principio es evitar conflictos, ya que al tener dos superiores el subordinado no sabrá a quien dirigirse y además pueden presentarse órdenes contradictorias.
Principio de delegación: Es aquel en el que se asignan labores, enfocándose en los objetivos. La delegación tiene en cuenta la asignación de tareas, delegación de autoridad y exigencia de autoridad, la persona encargada de delegar tiene que exigir a las personas que delega responsabilidad ante la situación a realizar. La persona que delega debe tener presente que es necesario que la autoridad que delega debe ser cien por ciento sincera (receptividad), además debe dar concejos bien intencionados hacia los subordinados para que estos entiendan muy bien su labor en la empresa, debe confiar en los subordinados y realizar controles periódicos.
Principio de amplitud de control: Tiene que ver con el número de personas al que un individuo puede delegar autoridad. Hay que tener presente que este número es limitado y depende de el nivel jerárquico de la persona que controle. Entre mayor sea el número de subordinados que se manejen, menor es el control que se realizan sobre todos ellos. Esta limitación se implanta para evitar la confusión de los subordinados y para que esta sea lo mas efectiva posible. Una variable decisoria en el proceso que determina el número de personas que se va a controlar es la personalidad del jefe y también de la dificultad de la situación que se va a dirigir o supervisar.

Liderazgo

Es la influencia que se puede ejercer sobre una colectividad. La corriente seguidora del alemán Max Weber, considerado el fundador de la sociología moderna, distingue tres tipos de liderazgo que se refieren a otras tantas formas de autoridad:

El líder carismático: Al que sus seguidores le atribuyen condiciones y poderes superiores a los de otros dirigentes.
El líder tradicional: Que hereda el poder, ya sea por la costumbre de que ocupe un cargo destacado o porque pertenece a un grupo familiar que ha ostentado el poder desde hace mucho tiempo.
El líder legal: Que asciende al poder por los métodos oficiales, ya sean las elecciones o votaciones, o porque demuestra su calidad de experto sobre los demás. Esta figura se reconoce comúnmente en el campo de la política y de la empresa privada.

Respecto a la parte de competitividad, es evidente que cuando hay liderazgo en una compañía, la competitividad de esta aumenta, ya que las relaciones entre quienes manejan o lideran y quienes siguen es más fácil y si la dirección es buena los resultados serán superiores.

3 John J. Corson, “How to Delegate Responsibility” en Max D. Richards y William A. Nielander. Reading on Management, Cincinnati, Ohio, South-Western Publishing Co., 1958, p. 618-625.