6.2. DEFINICIÓN DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
 

6.2.1. CONCEPTO DE LA ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓN

 

El concepto de estructura organizacional es un tanto abstracto e intangible. Sin embargo, es real y afecta a todos en la organización. El estudiante se pone en contacto de la estructura de la universidad cuando elige un campo y estudia bajo la dirección de una unidad académica en particular. Cuando se entra a un banco por primera vez el empleado de informes orienta sobre la localización del “Departamento de prestamos o el departamento de cuentas nuevas”, dependiendo

de lo que se necesite. A los nuevos empleados en su primera asignación se les dice: “Va a trabajar bajo el control del señor Smith en el departamento de investigación de mercado”. Una de las cosas que mas se le dificulta aprender al nuevo empleado es el nombre y función de los diversos departamentos, las relaciones superior – subordinado y “Quien hace que”. En forma simple, se puede considerar la estructura como el patrón establecido de relaciones entre los componentes o partes de la organización. Sin embargo estructura de un sistema social no es visible de la misma manera que un sistema biológico o mecánico. No puede ser vista pero se infiere de las operaciones reales y el comportamiento de la
organización.

La distinción entre estructura y proceso en los sistemas ayuda a entender este concepto. En el sistema biológico, la estructura de los organismos puede ser estudiada en forma separada de sus procesos. Por ejemplo, el estudio de la anatomía es básicamente el estudio de la estructura del organismo. En contraste, la fisiología se refiere al estudio de las funciones de los organismos vivos. En el estudio de un sistema social como es una organización, es difícil hacer una distinción clara. Los autores de este texto están de acuerdo en que la estructura de la organización no puede ser concebida completamente separada de sus funciones; sin embargo se trata de los fenómenos separados. Tomados juntos, los conceptos de estructura y proceso pueden ser vistos como las características estática y dinámica de la organización. En algunos casos, los aspectos estáticos (la estructura) son los mas importantes para la investigación; en otros, los aspectos dinámicos (los procesos) son los mas importantes.

En las organizaciones complejas, la estructura se establece de manera inicial por medio del diseño de los principales componentes o subsistemas y luego por medio del establecimiento de patrones de relación entre estos subsistemas. Es a esta diferenciación interna y al patrón de relaciones con cierto grado de permanencia a la que se hace referencia como estructura. La estructura formal se define a menudo como sigue:

1. El patrón de relaciones y obligaciones formales; el organigrama de la organización mas de la descripción o guía de puestos.

2. La forma en la que las diversas actividades o tareas son asignadas a diferentes departamentos y/o personas en la organización (diferenciación).

3. La forma en la que estas tareas o actividades separadas son coordinadas (integración).

4. Las relaciones de poder, de status y jerarquías dentro de la organización (sistema de autoridad).

5. Las políticas, procedimientos y controles formales que guían las actividades
y relaciones de la gente en la organización (sistema administrativo).

La estructura como una influencia sobre el comportamiento:

La estructura de la organización tiene gran importancia como factor que influye sobre el comportamiento de las personas y grupos que forman parte de la misma. La gran influencia que tiene la estructura es aceptada de forma unánime, llevando algunos expertos a definirla de la siguiente forma: “Para nosotros, la estructura de la organización se define de forma muy amplia como los rasgos de la organización que se utilizan para controlar o diferenciar las partes que la forman”. La gran mayoría de personas han trabajado en organizaciones y han sentido como su comportamiento ha sido controlado. No acudían al trabajo y hacían lo que les parecía, sino aquello que la organización quería que hiciesen y por lo que se les pagaba. Renunciaban a la libertad de opción cuando se incorporaban a un puesto de trabajo y hacían todo aquello que formaba parte de las obligaciones del mismo. Los puestos de trabajo figuran entre los rasgos mas importantes de cualquier organización.

Todas las organizaciones cuentan con una estructura de puestos de trabajo. De hecho, dicha estructura es lo que distingue a las organizaciones. A pesar de que la prueba mas palpable de dicha estructura es el organigrama, la anterior cuestión a debate podría hacer pensar que no siempre es preciso disponer de un organigrama que describa la estructura de la organización. Lo cierto es que las organizaciones pequeñas se pueden desenvolver perfectamente sin él, siempre que todas y cada una de las personas que trabajen en ellas entiendan lo que deben hacer y con quien deben hacerlo.

No obstante, los puestos de trabajo no son los únicos gastos característicos de la organización. Se dice una vez mas que la experiencia indica que las organizaciones están formadas por departamentos, divisiones, unidades, o cualquier otra palabra que aluda a grupos de puestos de trabajo. No hay duda de que la facultad en que se cursan los estudios consta de distintos departamentos

académicos: dirección de empresa, contabilidad, economía, si se trata de una facultad de ciencias empresariales. En cada uno de estos departamentos trabajan personas que realizan distintas funciones y que, juntas, consiguen unos resultados superiores a los que se podrían obtener del esfuerzo de cualquier puesto de trabajo o departamento por separado. Cuando se terminan los estudios, la preparación habrá sido posible gracias la esfuerzo combinado de todos esos departamentos. Pero no se trata de que dichos departamentos permitan aunar en el esfuerzo de muchos y diferentes puestos de trabajo, lo que hay que resaltar es la forma en que afectan el comportamiento de las personas que trabajan en ellos. Como parte de los mismos, las personas deben necesariamente aceptar acuerdos, políticas y normas establecidas en común y por consiguiente, renunciar a su libertad de actuar a su libre albedrío.

Una característica aparentemente inocente de cualquier unidad de una organización (el numero de personas que forman parte de la misma) tiene importantes consecuencias con respecto al control de las personas que forman parte del grupo. El numero de personas que forman parte son las personas que hay que controlar. El control del directivo alcanza a las personas que forman parte de su grupo. Si disminuye el numero de personas que controla, el directivo podrá ejercer una mayor supervisión y, por consiguiente, un mayor control sobre las personas a su cargo. No obstante, el coto de este control adicional es el lógico incremento de dirigentes (y de sus salarios). El numero de dirigentes se puede reducir si se incrementa el número de personas a su cargo (es decir, incrementando el número de personas que forman parte de los distintos grupos de la organización). Como consecuencia de ello los dirigentes no podrán llevar a cabo la estrecha supervisión del grupo a su cargo. Así pues, se ve que el tema de la mejora del control modifica la dimensiones de un departamento supone lograr un equilibrio entre las ventajas y los costos en al menos dos resultados igualmente deseables: control y eficacia. Controlar el comportamiento de los empleados no es mas que uno de dichos resultados.

La estructura con respecto a la repetición de actividades:

Hay que presentar una segunda perspectiva de la estructura de una organización para poder comprender perfectamente este concepto. Dicha perspectiva se centra en las actividades que se deben llevar a cabo como consecuencia de que existe una determinada estructura. Según este punto de vista: “El concepto de estructura... implica una configuración de actividades que se caracteriza por ser perdurable y persistente; el rango dominante de la estructura de una organización es la regularidad”. Observe que esta definición nada dice respecto a las razones de dicha regularidad, se limita a indicar que existe. Esta definición destaca el hecho de que en las organizaciones es de esperar que se produzcan actividades meramente rutinarias. Por ejemplo, el personal vendrá a trabajar diariamente a las 8 de la mañana, irá a su lugar de trabajo y empezará a hacer lo mismo que hizo el día anterior. Hablaran con las mismas personas, recibirán información de las mismas personas y serán periódicamente evaluados (pero de forma previsible) para decidir sobre posibles ascensos y aumentos saláriales. Sin estas actividades previsibles, la organización no podría realizar su trabajo. Las definiciones que se entran en las actividades que se producen de forma regular destacan la importancia de lo que se califica como proceso de la organización. Los procesos de comunicación, toma de decisiones, evaluación del rendimiento, carrera profesional y socialización se producen con regularidad y siempre es posible, e incluso útil, analizar las pautas que se siguen en las comunicaciones, la toma de decisiones y los restantes procesos. Sin embargo, también es útil distinguir entre la actividad (o los procesos) y las causas de las misma. Por ejemplo, cuando se habla de estructura se habla de un marco relativamente estable de puestos de trabajo y de departamentos que influyen sobre el comportamiento de las personas y de los grupos que forman parte de la organización, dirigiéndolo hacia los objetivos marcados.

La estructura como un comportamiento que persigue un objetivo determinado:

Toda organización persigue un objetivo. De esta premisa se deduce que la estructura de una organización obedece a ciertas razones que deben servirle para alcanzar las metas fijadas. La idea de estructura organizacional tendrá siempre en cuenta la existencia de unos objetivos y se adopta la postura de que la dirección de la empresa debe definir su estructura en función de su posible aportación a la eficacia de la organización.

Al afirmar que la estructura de una organización hace que a esta le resulte mas fácil alcanzar los objetivos que se hubiera marcado, no solo se asume que sus gestores saben como hacer coincidir la estructura organizativa con los objetivos, sino que además desean hacerlo. Parece razonable admitir que en muchos casos la estructura de una organización no aporta nada positivo al rendimiento de la misma, ya que sus gestores no son capaces, por falta de preparación o de conocimientos, de diseñar una estructura que guié el comportamiento de las personas y grupos que forman parte de la misma y los lleve a alcanzar un elevado nivel de producción, eficiencia, satisfacción, calidad, flexibilidad y desarrollo. También parece razonable admitir que las estructuras de una organización contribuyen en ciertos casos, a que sus gestores alcancen sus objetivos personales a costa de los de la propia organización. Por tanto, afirmar que las estructura de una organización suponen una aportación positiva con respecto a la eficacia de la misma exige asumir primero que quienes tengan el poder tienen los conocimientos y la motivación indispensables para diseñarlas. No hay duda de que la estructura de una organización esta estrechamente relacionada con la eficacia de la misma, aunque la naturaleza precisa de dicha relación es muy difícil de definir.

ORGANIZACIÓN FORMAL:

En la organización formal los autores clásicos se basaron en los aspectos formales de la organización, tales como la división del trabajo, la especialización, la jerarquía de los niveles en la organización, la autoridad, la responsabilidad y la coordinación entre otros. Todos estos aspectos formales fueron abordados por los autores clásicos en términos normativos y prescriptivos, en función de los intereses de la organización con el objeto de alcanzar la máxima eficiencia posible. La organización formal consta de un cierto numero de escalas jerárquicas niveles funcionales establecidos en el organigrama que hace énfasis en las funciones y en las tareas. La organización formal comprende la estructura organizacional, la filosofía, las directrices, las normas y los reglamentos de la organización, al igual que las rutinas y los procedimientos que se manejan en la misma. Todos estos aspectos explican como pretenden que sean las relaciones entre sus órganos, los cargos y quienes los desempeñan con el fin de que sus objetivos sean alcanzados y se mantenga el equilibrio interno de la organización. La organización formal es la estructura planeada y representa un intento deliberado por establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera efectiva, es el resultado de decisiones explicitas y de naturaleza prescriptiva, las cuales sirven de guía para la realización de las actividades de la organización. Esto se suele representar mediante un esquema impreso incluyéndose en los manuales de la organización, en la descripción de puestos y en otros documentos formales. Cabe resaltar que aunque la estructura formal no incluye a todo el sistema organizacional se le considera de mucha importancia. Desde el punto de vista de la organización formal, una organización empresarial consiste en un conjunto de cargos funcionales y jerárquicos encaminados hacia el objetivo económico de producir bienes y servicios. La estructura orgánica de este conjunto de cargos esta condicionada por la naturaleza de la actividad, por los medios de trabajo, por las circunstancias socioeconómicas de la comunidad y por la manera de concebir la actividad empresarial.

ORGANIZACIÓN INFORMAL:

Los primeros conceptos fundamentales de la teoría de las relaciones humanas fueron expuestos por Roethlisberger y Dickson en su memorable libro, donde relatan el experimento de Hawthorne. Ambos verificaron que el comportamiento de los individuos en el trabajo no podía ser comprendido de manera adecuada si no se consideraba la organización informal de los grupos, así como las relaciones entre esa organización informal y la organización total de la fabrica. Algunos patrones de relaciones encontrados en la empresa no aparecen en los organigramas: amistades y antagonismos, individuos que se identifican con otros, grupos que se rechazan y una gran variedad de relaciones en el trabajo o fuera de él, los cuales constituyen la llamada organización informal, que se desarrolla a partir de la interacción impuesta y determinada por la organización formal. Los patrones informales de relación adoptan diversas formas, contenido y duración, lo cual demuestra que no siempre la organización social de una empresa corresponde con exactitud a su organigrama. Esto se debe a que la organización formal de una empresa poco considera las desigualdades sociales y no explica las diferencias y los valores sociales en ese campo, sino que se atiene sólo a las relaciones funcionales y a las líneas lógicas de comunicación y coordinación horizontal y vertical. Es indiscutible que el trabajo de la empresa requiere la interacción entre los individuos. Las personas que ocupan los cargos en una empresa establecen por fuerza un sistema de interacción social, condición fundamental para la vida social dentro de una organización, en razón de la sociabilidad humana. En un sistema informal de relación, cada individuo necesita un mínimo de interacción con otros individuos.

El conjunto de interacciones y relaciones establecido por los diversos elementos humanos de una organización se denomina organización informal, en contraposición a la organización formal, que esta constituida por la estructura organizacional compuesta de órganos, cargos, relaciones funcionales, niveles jerárquicos, etc. En consecuencia, el comportamiento de los grupos sociales de una empresa esta condicionado por dos tipos de organización: la organización formal o racional y la organización informal o natural.

En la consecución de los objetivos de la empresa, existen procesos sociales que participan directamente y culminan en la organización formal o racional. En la industria, por ejemplo, la organización formal es conducida por las practicas establecidas por la ley, por las disposiciones de una política previamente trazada y por las especificaciones y estándares mejor ajustados a la consecución de determinados objetivos que, como tales, la empresa puede modificar con rapidez. Las manifestaciones de la organización formal tienen un carácter esencialmente lógico, que hacen de la organización formal uno de los principales medios de expresión de las facultades lógicas y racionales del hombre. Por otro lado, en el seno de toda actividad humana organizada existen procesos espontáneos de evolución social – sin embargo determinados, conscientes o precisos – que conducen a la organización informal natural. Esta ultima se manifiesta en los usos y costumbres, en las tradiciones, en los ideales y en las normas sociales. Por ejemplo, en el nivel del trabajador de la empresa, se manifiesta en todo lo que constituye un salario justo, buenas condiciones de trabajo, tradiciones del oficio, día de trabajo normal, etc. En los diversos sistemas de jerarquía se manifiesta en las actitudes y disposiciones basadas en la opinión y el sentimiento. Son la expresión y la necesidad de “asociarse”, y tardan bastante en modificarse. Estas manifestaciones de la organización informal no proceden de la lógica, pues están relacionadas con el sentido de los valores, los estilos de vida y los logros de la vida social que el hombre se esfuerza por preservar, y por cuya defensa está dispuesto, algunas veces, a luchar y rebelarse.

 



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