ESTRUCTURA FUNCIONAL
 

Es el enfoque de estructura organizacional que utilizan la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, generalmente se organizan alrededor de las funciones básicas del negocio, logrando así departamento de mercadeo, producción, finanzas, talento humano etc. Sus beneficios son la especialización y una buena coordinación fluida entre ellas.( Negocios. Cuarta edición. Rickyw Griffin y otro. Editorial Prentice Hall)

En las grandes compañías, se ve mas difícil la coordinación entre los departamentos funcionales y la organización funcional fomenta la centralización y dificulta mas la responsabilidad (no hay empoderamiento). Por esto, las compañías cuando crecen mucho tienden a descartar esta forma y tienden a moverse hacia otro tipo de estructuras.

Las personas se agrupan de acuerdo con lo que hacen, se piensa que un buena forma de llevar a cabo los objetivos de la empresa es ubicar las personas con la misma o similar función en un mismo grupo o dependencia.

La estructura funcional se observa con claridad las relaciones jerárquicas, igualmente se preserva el conocimiento y la experiencia en las áreas funcionales.

En la estructura funcional la operación de la empresa implica llevar a cabo una serie de funciones que en términos generales podemos agrupar en cuatro categorías: Mercadeo, producción, recursos humanos y finanzas. Ello no significa que en toda estructura funcional siempre deben existir éstos cuatro departamentos o áreas con esos nombres, o que en el primer renglón jerárquico no pueda haber mas de cuatro áreas básicas, pues el diseño de la estructura organizacional depende de aspectos tales como el tamaño y el tipo de actividades que desarrolle la empresa, su entorno, sus objetivos, sus estrategias, entre otros factores. Todo lo cual determina la importancia relativa de cada una de las diferentes funciones.

Por ejemplo, una empresa que se desenvuelva en un mercado muy sensible a la tecnología, deberá considerar como actividades clave la INVESTIGACION Y EL DESARROLLO y esto implique que en su estructura ésta actividad se destaque como de primer nivel. En caso contrario, dicha actividad podrá aparecer como dependencia de las áreas de producción en un nivel inferior.

Toda empresa desarrolla a un tiempo diversas funciones interrelacionadas que producen ciertos resultados, y la calidad y cantidad de éstos son responsabilidad fundamental de los empleados que tienen a su cargo dichas funciones. Sin embargo, la suma de estas funciones, no obedece a reglas aritméticas, ya que en la organización, la suma pueda ser menor, mayor o menor a sus partes.

El éxito de una empresa depende en gran medida de que en cada una de las áreas básicas se alcancen unos objetivos básicos por los que sus directores deben responder y para cuyo cumplimiento toman decisiones apoyados en una serie de herramientas y técnicas propias de su área.Los objetivos de cada una de las funciones apuntan directamente hacia un grupo específico de personas interesadas en la empresa: los consumidores en el caso del mercadeo y la producción, los trabajadores en el caso de recursos humanos o talento humano, y los accionistas o socios de la empresa, en el caso del área financiera.

En el área de MERCADEO encontramos como objetivo básico la satisfacción de las necesidades de los clientes y consumidores más allá de sus expectativas. Para su logro debemos conocer los atributos que hacen que los clientes y consumidores se sientan realmente satisfechos. La evaluación y selección de los atributos no es similar para todas las empresas, pues ello depende fundamentalmente de la estrategia de posicionamiento, lo que incluye la combinación de dos elementos: la segmentación del mercado (mercado objetivo) yel grado de diferenciación que quiera darse a los productos y servicios. Se puede afirmar que los atributos de satisfacción del cliente y consumidores se relacionan con en aspectos tales como precio, calidad, desempeño de los productos, servicio etc. Además de la satisfacción de dichos atributos,los ejecutivos de mercadeo deben lograr otras metas como: volumen de ventas, participación en el mercado, canales de distribución, extensión de líneas de productos etc. Herramientas tales como las técnicas de ventas, la distribución y manejo del punto de venta (merchandising) , la publicidad y la promoción yla investigación de mercados, entre otras facilitan el logro de los mencionados objetivos.

El mercadeo, cumple una de las funciones básicas de la empresa, ya que es éste departamento el que se encarga de colocar los productos en el mercado, satisfacer los consumidores y generar utilidades.

En el área de PRODUCCION, el objetivo básico es el de producir cantidades óptimas en condiciones de eficiencia y eficacia al mínimo costo y en el momento oportuno. Esta combinación de conceptos comúnmente es lo que conocemos como productividad. Aunque la lista de atributos de satisfacción del cliente y consumidor se aplica a la producción agregando la funcionalidad y la oportunidad, El logro de los objetivos implica alcanzar metas como óptimos niveles de eficiencia de las personas y las máquinas, mínimo tiempos de ciclo, niveles mínimos de desperdicios, cero contaminación, etc. Las herramientas para el logro de tales objetivos son: el estudio de tiempos y movimientos, la programación lineal, la estadística, el diseño y en general todas las queproporciona la ingeniería industrial.

El término producción no se refiere exclusivamente a empresas manufactureras, debe considerarse como laproducción de bienes y servicios.

El proceso de producción se lleva a cabo en la empresa desde que ingresan los insumos (materia prima, materiales auxiliares, máquinas, herramientas, personal), hasta que mediante un proceso se logra un producto terminado. El ciclo de producción comprende:

  • PLANEACION DE LA PRODUCCION: Establecimiento de objetivos, normas, procedimientos, métodos estrategias, administración de la maquinaria, materiales, procesos, mano de obra.
  • ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCION: Coordina los factores determinantes de la producción como: el n° de piezas por producto, n° de operaciones de cada pieza, la necesidad de entrega en determinadas fechas,etc.
  • LA DIRECCION DE LA PRODUCCION: Fija y establece políticas funcionales de producción (sobre planta y equipo, diseño e ingeniería de productos, planeación y control de la producción,personal operativo) mantenimiento, toma de decisiones y medidas necesariaspara la regulación del proceso productivo y la integración de equipos de trabajo.
  • CONTROL DE LA PRODUCCION: Define la regulación del tráfico de piezas en la fabricación, calcular posibilidad de cumplir compromisos,prevenir la reducción de existencias y aprovechar la maquinaria.

El área de RECURSOS HUMANOS,tienen como objetivo crear las condiciones organizacionales para que el talento humano puedan satisfacer sus necesidades , lo que podemos resumiren un término BIENESTAR,. Entre los atributos de satisfacción que permiten medir el alcance de estos objetivos, tenemos la estabilidad, el clima organizacional, la compensación, el reconocimiento, la capacitación y la recreación entre otros. Para el logro de lo anterior los ejecutivos de RRHH, recurren a la utilización de herramientas propias de su área tales como técnicas de motivación, liderazgo, estudio de salarios, círculos de calidad, etc.

En el área de FINANZAS, tradicionalmente, han existido tendencias a plantear como objetivo básico del área financiera la maximización de utilidades. Cuando se establecen objetivos empresariales, éstos determinan una especie de marco de referencia que guía la toma de decisiones y si los directivos enfocan los objetivos únicamente hacia la maximización de utilidades se corre el riesgo de que no se garantice el futuro de la empresa, pues la maximización de utilidades es un concepto cortoplacista.

Las decisiones que podría tomar un empresario orientado por la maximización de utilidades podría enfocarse en primera instancia hacia la disminución de los costos y gastos que como alternativa mal enfocada puede conducir a decisiones como la utilización de mano de obra barata y poco calificada, utilización de materias primas de dudosa calidad, disminución de costos de mantenimiento y control de calidad, altos precios de venta, limitada prestación de servicios postventa, poco inversión en publicidad reducción de personal etc. Lo anterior es posible que efectivamente pueda llevar en principio altas utilidades, pero ¿ será posible que en condiciones como las descritas, pueda enfrentarse a la fuerte y creciente competencia?. La respuesta es no. La mano de obra no calificada genera improductividad y deteriora la calidad, las máquinas se desgastan rápidamente si no se les hace mantenimiento en forma adecuada, y los clientes tarde o temprano terminarán optando por otras alternativas más atractivas.

En las condiciones anteriores es imposible que una empresa cumpla con otros dos importantes objetivos: crecer y mantenerse. Los objetivos básicos de la empresa son la rentabilidad, el mantenimiento y el crecimiento.

Sus funciones básicas son:

a) Búsqueda de las mejores fuentes de financiamiento interno y externo

b) Proveer de recursos monetarios adecuadosa todas las áreas de la organización para que cumplan con su objetivo.

c) Elaboración de los presupuestos para la asignación de recursos.

d) Determinar los costos y gastosocasionados por el área de producción, y de administración.

e) El establecimiento del sistema de control interno que permita generar una información financiera confiable.

f) Determinación de los tipos de crédito, cuantía y formas de pago.

g) Distribución de la cartera de clientes, control de pagos y créditos.

h) Elaboración y revisión de facturas.

i) Manejo adecuado de los flujos de tesorería.

Veamos otro ejemplo: supongamos que el negocio consiste en explotar una vaca lechera. El dueño obtiene su utilidad de la leche que produce. Pero ¿el objetivo financiero será lograr la máxima producción de leche? Si se analiza ésta situación desde el punto de vista del largo plazo podemos darnos cuenta que si la vaca produce crías, se dará un fenómeno que no es precisamente el aumento de utilidades, sino un medio para que éstas se incrementen en el tiempo y cuyo beneficiario desde el punto de vista financiero es el dueño. Dicho fenómeno se llama “aumento de riqueza” que el propietario logra aún a costa de sacrificar utilidades en el corto plazo, pues el nacimiento de una cría conlleva la disminución temporal de la producción de leche y por lo tanto de ingresos.

Con base en lo anterior, se puede definir como objetivo básico del área financiera como la maximización de la riqueza del accionista o propietario de la empresa, o lo que es lo mismo, la maximización del valor de la empresa.

Al accionista puede determinar que su riqueza está aumentando cuando el valor de la acción también aumenta. Pero dicho aumento debe situarse por encima de otras alternativas de inversión con riesgo similar al que supuestamente ellos consideran que corren con su empresa. Sin embargo, en economías donde no se encuentra desarrollado el mercado bursátil y en donde la mayoría de las empresas no se encuentra en dicho mercado, el valor de la empresa se determina por lo que estarían dispuestos a pagar los inversionistas para adquirir la empresa (en términos populares, las cosas no valen lo que el dueño estime, sino lo que los demás estén dispuestos a pagar por ellas).Sin embargo, el valor de la empresa, se basa en el potencial de generación deutilidad y flujo de caja de la empresa.

Se podría pensar que el valor contable de los activos puede servirnos para la fijación de dicho precio. Pero el procedimiento tiene el limitante de que los activos están registrados por su costo original de adquisición y por lo tanto no reflejan su valor de mercado que es lo que interesa. Pero si tuviéramos el valor comercial de los activos, éste tampoco sería un método adecuado, porque el negocio vale porque es un negocio en marcha y no en liquidación. Quiere decir que hay que agregar otro elemento al valor de la empresa como es el Good Will, o crédito comercial, o prima de negocio. Y el valor de éste factor se estima por el potencial de generación de flujo de caja.

Si en el ejemplo que tenemos que el valor de mercado delos activos fuera de 60 millones, quiere decir que la prima es de 40 millones o lo que representa elpremio que el propietario exigiría por renunciar al flujo de caja que producen dichos activos.

Si asumimos que un almacén le deja al dueño $ 2.000.000 mensuales, y que dicho dinero es colocado al 2% mensual en un banco, entonces lo calcularemos un monto que colocado al 2% mensual debe producir 2.000.000: $ 2.000.000/0.02= $100.000.000.

Lo que sugiere que el empresario estaría dispuesto a acepta $ 100 millones por el negocio, ya que éstos colocados al 2% mensual producen los mismos 2 millones que actualmente produce el negocio.

Pero ¿es indiferente continuar con el almacén o recibir los $ 100 millones y colocarlos al 2%? El almacén como negocio en marcha ofrece la posibilidad a futuro de producir más de los 2 millones actuales y como consecuencia aumentar su valor. El dinero en efectivo en cambio perderá valor como riqueza ya que estaría sometido al proceso económico de la desvalorización debido a la inflación.

La decisión de vender o no vender dependerá de lo que el propietario quiera hacer con el dinero.

“Cuando se vende una empresa, lo que se vende es la renuncia a seguir disfrutando del flujo de caja que ésta produce”.

La nueva economía cambiará totalmente el concepto organizativo de la empresa. El trabajo en red llevará a los gerentes a gerencia el conocimiento. Para lograrloes necesario tener un banco de conocimientos y de experiencias con conocimiento tácito que ha sido convertido en explícito. En otras palabras, la gente ha guardado o escrito de algún modo lo que sabe. Captar éste conocimiento preserva su significado y le conceden gran valor a quienes tomen decisiones en el futuro. Un banco de conocimientos podrá guardar gran cantidad de información en forma digital. La cual se podrá procesar, incluir en un índice, buscar, organizar, convertir, recuperar y transmitir con relativa facilidad y ser efectivo en cuanto a costos. Los usuarios podrán a través de tecnologías de “impulso” como motores de búsqueda de contexto, exploración multimedia (que busca por palabras clave), se pude acceder al conocimiento relevante que servirá como fuente de información para toma de decisiones.

Existen otras áreas importantes como COMPRAS, suministra a la empresa una corriente continua de insumos con la calidad y precios más convenientes. INVESTIGACION Y DESARROLLO, cuando la organización se encuentra en mercados en donde la tecnología sea la base fundamental de su desarrollo.

 

 



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